Kısaca ETDS nedir ?

ETDS elektronik toplantı sistemi değildir. Genel kurul veya yönetim kurulu tarafından elektronik veya fiziki ortamda toplanılarak alınan kararların depo edildiği bir sistemdir. ETDS 'ye etds.ticaret.gov.tr adresinden erişim sağlanır. E devlet üzerinden elektronik imza, mobil imza, T.C. kimlik kartı ve internet bankacılığı yöntemlerinden biri kullanılarak giriş yapılabilmektedir. ETDS' de işlem yapma yetkisi şirketin yönetim organı tarafından belirlenen "sistem kullanıcısına" aittir.

Fiziki tutanak dijital ortamda taranarak PDF formatında ETDS' ye yüklenir. Belge yüklendiğinde ETDS tarafından otomatik olarak belgeye bir QR kodu ve doğrulama kodu atanır. Belge indirildiğinde 3.kişiler tarafından da söz konusu belgenin ETDS' de oluşturulduğu teyit edilir.

MERSİS üzerinden alınan limited şirket genel kurul kararları ile anonim şirket yönetim kurulu kararları mersis kayıt butonu kullanılarak ETDS 'ye getirilir. TTK' nun 1527.maddesi ve ilgili tebliğ hükümlerine göre elektronik ortamda yapılan genel kurul ve yönetim kurulu kararları da ETDS 'ye EGKS ve EYKS entegrasyonu aracılığı ile aktarılır.

İç Ticaret Genel Müdürlüğünün genelgesinde; ticari defterlerin ETDS üzerinden tutmaya başlayan şirketler tarafından ticaret sicili müdürlüklerine sunulan organ kararlarının ETDS tarafından verilen doğrulama kodunu ihtiva etmesi ve etds.ticaret.gov.tr adresinde yer alan "belge doğrulama" alanından doğrulanması koşuluyla noter tasdiki aranmayacağı belirtilmiştir.

Bu uygulama ile hem zaman hem maddi kayıpların ciddi oranda önüne geçilecek ; ETDS 'ye geçmesi ihtiyari olan ve fiziki ortamda defter tutan şirketlerin de e-deftere geçmeleri yararlarına olacaktır.