# MADDE 8
Elektronik Genel Kurul EGKS Katılım Listesi

🔍 Bu Madde Ne Anlama Geliyor?

Bu madde, anonim şirket genel kurullarına elektronik ortamda katılımın nasıl gerçekleşeceğinin çerçevesini çizer. 2024 yılında hayatımıza giren bu düzenleme ile artık genel kurul toplantılarına fiziki olarak gitmek zorunda değilsiniz. Maddeye göre, elektronik ortamda genel kurula katılmak isteyen pay sahipleri veya temsilcileri, güvenli elektronik imza (e-imza) ile Elektronik Genel Kurul Sistemi’ne (EGKS) giriş yaparak toplantıya dahil olurlar. Yani e-imzanız sisteme giriş anahtarınızdır; bu olmadan elektronik katılım mümkün değildir.

İkinci fıkra ise bürokratik sürecin kalbini oluşturur: Toplantı başlamadan önce, elektronik ortamda katılan tüm hak sahiplerinin ve temsilcilerinin yer aldığı bir liste, EGKS üzerinden sistemden çekilir. Bu liste, daha sonra Kanun’un 407. maddesi uyarınca hazırlanacak olan hazır bulunanlar listesinin temelini oluşturur. Başka bir deyişle, elektronik katılanlar fiziki katılanlarla aynı listede birleştirilir; böylece toplantıda kimlerin oy kullanabileceğinin resmi kaydı oluşturulur.

💡 Ticari Hayatta ve Sicil İşlemlerinde Uygulaması

Diyelim ki Ankara'da kurulu bir anonim şirketiniz var ve pay sahiplerinin yarısı İstanbul, İzmir ve yurt dışında yaşıyor. Bu madde sayesinde genel kurul günü herkesin uçağa binmesine gerek kalmadan, e-imzalarıyla EGKS'ye girip toplantıya canlı bağlanması mümkün. Toplantıyı yöneten kurul, saatinden önce EGKS'den elektronik katılımcıların listesini alır. Bu liste, fiziki katılımcıların imzaladığı hazır bulunanlar listesiyle birleştirilir ve noter onayına sunulur. Bu birleşik liste, toplantıda alınan kararların geçerliliği için kritik bir belgedir; zira sicil memurluğu başvurularında ve karar tescillerinde bu listenin eksiksiz ve usulüne uygun olduğu denetlenir. SicilAI olarak hazırladığımız bu rehberde özellikle vurgulamak isteriz ki, bu listenin doğru ve zamanında alınması, ticaret sicili müdürlüklerinde yaşanacak tescil gecikmelerinin önüne geçer.

⚠️ Dikkat Edilmesi Gereken Riskler

• E-imza sertifikanızın geçerliliğini kontrol etmeyi unutmayın: Toplantı günü süresi dolmuş veya iptal edilmiş bir e-imza ile EGKS'ye giriş yapamazsınız. Bu durumda toplantıya katılamaz ve oy kullanamazsınız.
• Listeler arasında tutarsızlık: EGKS'den alınan elektronik katılımcı listesi ile fiziki katılımcı listesinin toplantı başkanlığınca usulüne uygun birleştirilmemesi, hazır bulunanlar listesinin geçersiz sayılmasına ve alınan kararların iptal davasına konu olmasına yol açabilir.
• Sisteme son dakika giriş denemesi: Toplantı başlamadan hemen önce EGKS'ye giriş yapmaya çalışmak, teknik aksaklıklara (internet kopukluğu, yoğunluk vb.) davetiye çıkarır. Güvenli bir katılım için toplantıdan en az 15-30 dakika önce sisteme giriş yapılmalıdır.
• Güvenli elektronik imza ile ıslak imzanın karıştırılması: EGKS'ye girişte yalnızca nitelikli elektronik sertifikaya sahip güvenli e-imza geçerlidir; mobil imza veya diğer elektronik doğrulama yöntemleri bu sistemde işe yaramaz.