1. Amaç

SicilAI, kullanıcı tarafından yüklenen ticaret sicili ve şirket işlemlerine ilişkin belgeleri yapay zekâ destekli teknolojiler kullanarak analiz etmek, belge içerisindeki bilgileri tespit etmek, belirlenen kriterlere göre kontrol etmek ve kullanıcıya analiz sonucu sunmak amacıyla tasarlanmıştır.

Belge yükleme ve veri işleme süreçlerinin temel amacı;

• Yüklenen belgelerin analiz edilmesi,
• Belge içerisindeki bilgilerin tespit edilmesi,
• Eksik veya uyumsuz hususların belirlenmesi,
• Belgeler arasındaki farklılıkların tespit edilmesi,
• Seçilen işlem türüne göre kontrol yapılması,
• Kullanıcıya analiz ve değerlendirme çıktısı sunulmasıdır.

SicilAI, yüklenen belgeleri yalnızca sunulan hizmetin gerektirdiği kapsamda işlemeyi hedefler.

2. Yüklenebilecek Belgeler

Kullanıcı, SicilAI tarafından desteklenen hizmet ve işlem türleri kapsamında gerekli olan belgeleri Platforma yükleyebilir. Bunlara örnek olarak;

• Ticaret sicili belgeleri,
• Şirket sözleşmeleri,
• Genel kurul belgeleri,
• Yönetim kurulu kararları,
• Müdürler kurulu kararları,
• Hazirun cetvelleri,
• Toplantı tutanakları,
• İmza sirküleri,
• Yetki belgeleri,
• Faaliyet belgeleri,
• Ticaret sicil gazeteleri,
• Pay defteri ile ilgili belgeler,
• Sermaye işlemlerine ilişkin belgeler,
• Kuruluş ve değişiklik belgeleri,
• Şube işlemlerine ilişkin belgeler,
• Tasfiye işlemlerine ilişkin belgeler,
• Kullanıcı tarafından seçilen işlem türünün analiz edilmesi için gerekli diğer belgeler

dâhildir. Kullanıcı, yalnızca ilgili analiz için gerekli veya makul ölçüde gerekli belgeleri yüklemelidir.

3. Gereksiz Veri Yüklenmemesi

Kullanıcı, analiz amacıyla gerekli olmayan kişisel verileri veya özel nitelikli kişisel verileri içeren belgeleri mümkün olduğu ölçüde Platforma yüklememelidir. Özellikle;

• Kimlik numarası,
• Kişisel adres,
• Telefon numarası,
• Kişisel e-posta adresi,
• Banka hesap bilgileri,
• İmza görüntüleri,
• Sağlık bilgileri,
• Biyometrik veriler,
• Ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili bilgiler

gibi verilerin analiz açısından gerekli olmadığı durumlarda belge üzerinde gereksiz şekilde bulunmamasına dikkat edilmelidir.

Belgenin analiz edilebilmesi için söz konusu verilerin bulunması zorunlu değilse kullanıcı bu bilgileri maskeleyebilir veya belgeyi kişisel verilerden arındırılmış şekilde yükleyebilir.

4. Başkasına Ait Belgelerin Yüklenmesi

Kullanıcı, üçüncü kişilere veya tüzel kişilere ait belgeleri yüklerken bu belgeyi SicilAI'ye yüklemeye yetkili olduğunu ve ilgili kişisel verilerin işlenmesi bakımından gerekli hukuki şartların sağlandığını kabul eder.

Kullanıcı;

• Şirket çalışanlarına,
• Ortaklara,
• Yönetim kurulu üyelerine,
• Müdürlere,
• Temsilcilere,
• Vekillere,
• Gerçek kişi müşterilere

ve diğer üçüncü kişilere ait bilgileri içeren belgelerin yüklenmesinden doğabilecek hukuki sorumluluğun kendisine ait olduğunu kabul eder.

KARTMAS, kullanıcının yüklediği belgelerde bulunan üçüncü kişilerin verileri bakımından kullanıcının sahip olduğu yetkinin varlığını her belge bakımından ayrıca araştırmakla yükümlü değildir.

5. Belge Doğruluğu ve Kullanıcı Sorumluluğu

SicilAI'ye yüklenen belgelerin;

• Doğru,
• Güncel,
• Okunabilir,
• Eksiksiz,
• Değiştirilmemiş,
• Analiz edilmek istenen işlemle ilgili

olması kullanıcının sorumluluğundadır. Kullanıcı tarafından hatalı, eksik, eski, değiştirilmiş veya yanlış belge yüklenmesi hâlinde analiz sonucu da bundan etkilenebilir.

SicilAI tarafından oluşturulan analiz sonucu, yüklenen belgenin içeriğine dayanır. SicilAI, kullanıcı tarafından yüklenmeyen veya belgede bulunmayan bir bilginin varlığını varsaymaz.

6. Belge Kalitesi ve OCR Süreci

SicilAI, uygun teknolojik altyapı kapsamında OCR (Optik Karakter Tanıma) ve benzeri yöntemlerden yararlanabilir. Belgenin;

• Düşük çözünürlüklü olması,
• Bulanık olması,
• Eğik veya bozuk taranması,
• El yazısı içermesi,
• Mühür veya kaşe nedeniyle metnin kapanması,
• Karakterlerin birbirine benzemesi,
• Belge sayfalarının eksik olması

gibi durumlar analiz doğruluğunu etkileyebilir. Örneğin OCR teknolojisi bazı durumlarda “0/O”, “1/I”, “5/S” gibi birbirine benzeyen karakterleri yanlış algılayabilir.

Bu nedenle kullanıcı, özellikle şirket unvanı, MERSİS numarası, vergi numarası, tarih, sermaye tutarı, pay adedi, kişi bilgileri ve karar numarası gibi kritik bilgileri analiz sonucunda ayrıca kontrol etmelidir.

7. Yapay Zekâ Destekli Veri İşleme

SicilAI, yüklenen belgelerin analizinde yapay zekâ, OCR, doğal dil işleme, bilgi çıkarımı, sınıflandırma, belge karşılaştırma ve kural tabanlı kontrol mekanizmalarından yararlanabilir.

Yapay zekâ sistemi;

• Belge içerisindeki bilgileri tespit edebilir,
• Belirli bilgileri sınıflandırabilir,
• Eksiklik veya uyumsuzlukları işaretleyebilir,
• Belgeleri karşılaştırabilir,
• Seçilen işlem türüne göre kontrol gerçekleştirebilir,
• Analiz sonucu oluşturabilir.

8. Varsayım Yapmama İlkesi

SicilAI'nin temel çalışma prensiplerinden biri, belgede bulunmayan bilgilerin varsayılmamasıdır. Bir bilgi yüklenen belgelerde açık şekilde tespit edilemiyorsa sistemin mümkün olduğu ölçüde;

gibi bir sonuç üretmesi esastır. Sistem tarafından belgede açıkça bulunmayan bir bilginin kesin olarak mevcut olduğu kabul edilmemelidir.

9. Analiz Kapsamı

SicilAI tarafından yapılan analiz, kullanıcının Platform üzerinde seçtiği işlem veya hizmet türünün kapsamıyla sınırlıdır. Örneğin kullanıcı bir Genel Kurul işlemi için belge yüklediğinde sistemin yaptığı analiz, ilgili hizmet için tanımlanmış kontrol kriterleri kapsamında gerçekleştirilir.

Bu nedenle bir belgenin belirli bir kontrolden olumlu sonuç alması, belgenin bütün yönleriyle hukuken veya ticaret sicili uygulaması bakımından eksiksiz ve uygun olduğu anlamına gelmez.

10. Kişisel Verilerin İşlenmesi

Yüklenen belgelerde kişisel veri bulunması hâlinde söz konusu veriler, SicilAI hizmetinin sunulması ve ilgili analiz faaliyetinin gerçekleştirilmesi amacıyla işlenebilir.

Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin ayrıntılı bilgiler;

• SicilAI Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni,
• SicilAI Gizlilik ve Veri Güvenliği Politikası

ve ilgili diğer hukuki metinlerde açıklanmaktadır. Kişisel verilerin işlenmesinde yürürlükteki mevzuatın gerektirdiği hukuki şartlar ve veri güvenliği ilkeleri esas alınır.

11. Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Kullanıcı, belge yükleme sırasında özel nitelikli kişisel verilerin bulunup bulunmadığına dikkat etmelidir. Analiz açısından gerekli olmayan özel nitelikli kişisel veriler mümkün olduğunca Platforma yüklenmemelidir.

KARTMAS, özel nitelikli kişisel verilerin korunması bakımından yürürlükteki mevzuat kapsamında gerekli teknik ve idari tedbirleri uygulamayı hedefler.

12. Belge ve Verilerin Yapay Zekâ Model Eğitimi İçin Kullanılması

Kullanıcı tarafından SicilAI'ye yüklenen belgelerin, kullanıcıya sunulan hizmetin gerçekleştirilmesi amacı dışında kullanılması esas değildir. Kullanıcı belgeleri;

• Genel amaçlı yapay zekâ modeli eğitimi,
• Başka kullanıcıların hizmetlerinin sunulması,
• Reklam veya pazarlama amacı,
• İlgisiz ticari faaliyetler

için, ilgili hukuki şartlar sağlanmaksızın kullanılmaz. Farklı bir kullanım amacı söz konusu olduğunda bunun hukuki dayanağı, amacı ve kapsamı ilgili mevzuata uygun şekilde ayrıca belirlenir ve gerekli olduğu hâllerde kullanıcı bilgilendirilir veya gerekli izinler alınır.

13. Üçüncü Taraf Teknoloji Hizmetleri

SicilAI'nin çalışması sırasında barındırma, veri tabanı, yapay zekâ, OCR, e-posta, güvenlik, ödeme veya benzeri teknik hizmetler sunan üçüncü taraf teknoloji sağlayıcılarından yararlanılabilir.

Bu hizmet sağlayıcılarına veri aktarılması gerektiğinde aktarımın kapsamı, amacı, hukuki dayanağı ve güvenlik koşulları yürürlükteki mevzuat dikkate alınarak belirlenir.

Kullanıcı, üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarının kullanılması nedeniyle SicilAI'nin kullanım koşullarında ve teknik altyapısında değişiklikler olabileceğini kabul eder.

14. Yurt Dışına Veri Aktarımı

SicilAI'nin kullandığı bazı teknik hizmetlerin veri merkezleri veya hizmet sağlayıcıları Türkiye dışında bulunabilir. Bu durumda kişisel verilerin yurt dışına aktarılması, yürürlükteki kişisel verilerin korunması mevzuatında öngörülen şartlar ve güvence mekanizmaları çerçevesinde gerçekleştirilir.

Kullanıcıya ilişkin ayrıntılı bilgilendirme, ilgili KVKK metinlerinde ayrıca yapılır.

15. Belge Saklama ve Silme

Yüklenen belgelerin saklanma süresi;

• Hizmetin niteliğine,
• Teknik sistemin çalışma biçimine,
• Kullanıcının hesabına,
• Yasal yükümlülüklere,
• Uyuşmazlık veya talep süreçlerine,
• Güvenlik ve kayıt gerekliliklerine

göre değişebilir. Belgelerin saklanması için artık geçerli bir amaç bulunmadığında, yürürlükteki mevzuatın izin verdiği veya zorunlu kıldığı süreler dikkate alınarak silme, yok etme veya anonimleştirme işlemleri uygulanabilir.

Kullanıcı, Platform üzerindeki belge silme özellikleri bulunması hâlinde belgelerini ilgili arayüz üzerinden silebilir.

16. Belge Güvenliği

KARTMAS, SicilAI'ye yüklenen belgelerin güvenliğinin sağlanması amacıyla makul teknik ve idari güvenlik tedbirlerini uygulamayı hedefler. Bu kapsamda;

• Erişim yetkilendirmeleri,
• Kullanıcı hesap güvenliği,
• Veri erişim kontrolleri,
• Teknik loglama,
• Altyapı güvenliği,
• Yetkisiz erişimin önlenmesine yönelik kontroller

gibi tedbirlerden yararlanılabilir. Bununla birlikte internet üzerinden gerçekleştirilen hiçbir veri aktarımının veya dijital sistemin mutlak şekilde risksiz olduğu garanti edilmez.

17. Yasaklanan İçerikler

Kullanıcı SicilAI'ye;

• Hukuka aykırı içerikler,
• Kötü amaçlı yazılımlar,
• Virüs veya zararlı kodlar,
• Sisteme zarar verebilecek dosyalar,
• Sahte veya manipüle edilmiş belgeler,
• Başkalarının haklarını ihlal eden içerikler,
• Yetkisiz şekilde elde edilmiş kişisel veriler,
• Hizmetin amacı dışında kullanılacak içerikler

yüklememelidir. Platformun güvenliğini tehlikeye atabilecek dosya veya içeriklerin yüklenmesi yasaktır.

18. Sahte veya Değiştirilmiş Belgeler

SicilAI'nin belge analiz özelliği, sahte veya değiştirilmiş belgelerin resmi olarak doğrulanması anlamına gelmez. Sistem bir belgenin belirli teknik veya içerik özelliklerini tespit edebilir; ancak bu durum belgenin resmi makamlar nezdinde gerçekliğinin kesin olarak doğrulandığı anlamına gelmez.

Belgenin hukuki veya resmi geçerliliğinin ayrıca ilgili resmi kaynaklardan doğrulanması gerekebilir.

19. Sicil Tescili ve Resmî Kabul Garantisi

SicilAI tarafından oluşturulan analiz sonucu, ilgili belgenin Ticaret Sicili Müdürlüğü, MERSİS veya başka bir resmi kurum tarafından kesin olarak kabul edileceği anlamına gelmez. Ticaret sicili uygulamalarında;

• İlgili mevzuat,
• Ticaret Sicili Müdürlüğü uygulamaları,
• MERSİS uygulamaları,
• İşlem türü,
• Belge içeriği,
• Somut olayın özellikleri

gibi çeşitli unsurlar dikkate alınabilir. Bu nedenle kullanıcı, SicilAI analiz sonucunu resmi tescil veya kabul garantisi olarak değerlendirmemelidir.

20. Kullanıcı Tarafından Son Kontrol

SicilAI tarafından sunulan analiz sonuçlarının özellikle aşağıdaki bilgiler bakımından kullanıcı tarafından kontrol edilmesi önerilir:

• Şirket unvanı,
• MERSİS numarası,
• Vergi numarası,
• Kişi ad ve soyadları,
• Görev ve unvanlar,
• Tarih bilgileri,
• Sermaye tutarları,
• Pay adetleri,
• Pay oranları,
• Karar numaraları,
• Adres bilgileri,
• Temsil ve ilzam yetkileri,
• İmza yetkileri,
• Genel kurul ve yönetim kurulu bilgileri.

21. Kullanıcının Sorumluluğu

Kullanıcı;

1. Yüklediği belgeleri kullanmaya yetkili olduğunu,
2. Yüklenen belgelerde bulunan kişisel verilerin hukuka uygun şekilde işlenmesini sağlamakla ilgili sorumluluklarını yerine getirdiğini,
3. Belge içeriğinin doğruluğundan kendisinin sorumlu olduğunu,
4. SicilAI çıktısını gerekli durumlarda ayrıca kontrol edeceğini,
5. Platformu hukuka ve kullanım koşullarına uygun şekilde kullanacağını

kabul eder.

22. Hizmetin Kötüye Kullanılması

KARTMAS, Platformun güvenliğini veya üçüncü kişilerin haklarını tehdit eden ya da kullanım koşullarını ihlal eden faaliyetlerde bulunan kullanıcıların;

• Belge yükleme yetkisini sınırlandırma,
• Hesabını geçici olarak askıya alma,
• Hesabını kapatma,
• İlgili teknik kayıtları inceleme,
• Gerekli hâllerde yetkili mercilere bildirimde bulunma

haklarını saklı tutar. Bu işlemler yürürlükteki mevzuat ve SicilAI Kullanım Koşulları çerçevesinde gerçekleştirilir.

23. Teknik Kesintiler ve Veri İşleme Hataları

Sistem arızaları, internet bağlantısı problemleri, üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarında meydana gelen kesintiler, bakım çalışmaları, siber güvenlik olayları veya diğer teknik nedenlerle belge yükleme veya analiz işlemleri geçici olarak kullanılamayabilir.

Bu tür durumlarda kullanıcı, önemli veya süreye bağlı işlemler bakımından yalnızca SicilAI çıktısına güvenmemelidir. Özellikle ticaret sicili başvuru süreleri bulunan işlemlerde kullanıcı tarafından ayrıca gerekli kontrollerin yapılması ve resmi süreçlerin takip edilmesi gerekir.

24. Belge Yüklemeden Önce Kullanıcının Kontrol Listesi

Kullanıcının belge yüklemeden önce aşağıdaki hususları kontrol etmesi önerilir:

25. Diğer Hukuki Metinlerle Birlikte Değerlendirme

İşbu Belge Yükleme ve Veri İşleme Kuralları;

• SicilAI Üyelik / Kullanım Koşulları,
• SicilAI Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni,
• SicilAI Açık Rıza Metni,
• SicilAI Gizlilik ve Veri Güvenliği Politikası,
• SicilAI Çerez Politikası,
• SicilAI Yapay Zekâ Kullanım ve Sorumluluk Politikası

ile birlikte değerlendirilir. Metinler arasında kişisel verilerin işlenmesi bakımından özel bir düzenleme bulunması hâlinde, ilgili konuya özgü düzenleme dikkate alınır.

26. Kuralların Güncellenmesi

KARTMAS, mevzuat değişiklikleri, teknolojik gelişmeler, Platformdaki değişiklikler veya operasyonel gereklilikler nedeniyle işbu Kuralları güncelleyebilir.

Güncel metin SicilAI Platformunda yayımlandığı tarihten itibaren geçerli olur. Önemli değişiklikler olması hâlinde kullanıcılar, uygun yöntemlerle ayrıca bilgilendirilebilir.

27. Yürürlük

İşbu Belge Yükleme ve Veri İşleme Kuralları, SicilAI Platformunda yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

Kullanıcı Beyanı